Mit elektronischen Möglichkeiten effizienter und ökologischer Arbeiten

Die Datensicherung ist eine Aufgabe, welche oft unterschätzt und vernachlässigt wird. Dabei ist eine effiziente Datenverwaltung aufgrund der rasant wachsenden Informationsflut gerade in stark regulierten Branchen eine herausfordernde Aufgabe.

Für ein modernes Unternehmen ist es unabdingbar, die Arbeitsfähigkeit durch eine rechtssichere Verwahrung und Erschließung der Unterlagen zu gewährleisten. Die Ablage von Dossiers und Unterlagen erfordert die Berücksichtigung von internen und externen Anforderungen.

Verschiedene gesetzliche Vorgaben müssen mit innerbetrieblichen Abläufen koordiniert und angepasst werden. Obwohl die technischen Möglichkeiten wesentlich besser für eine langfristige Aufbewahrung geeignet sind, dürfen die Probleme, die mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Informationen einhergehen, nicht unterschätzt werden.

Durch elektronische Signaturen können Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schriftstücke erhalten.

Was sagt das Gesetz und was gibt es für Möglichkeiten?

Das Gesetz verlangt eine Aufbewahrung innerhalb gesetzter Fristen, die ja nach Branche sehr unterschiedlich sind. Jedes Unternehmen ist auf eigene Kosten verpflichtet sicherzustellen, dass die geforderten Dokumente lesbar erhalten bleiben.

Bei Nichtbeachtung droht der Vorwurf der Urkundenunterdrückung, welcher mit bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe geahndet werden kann. Außerdem kann eine fehlerhafte Ablage Betriebsprüfungen des Finanzamtes mit nachteiligen Konsequenzen nach sich ziehen.

Darum gibt es smarte Möglichkeiten, wichtige Daten zu verwalten. Mit einer adäquaten elektronischen Ablage können Abläufe angepasst und verbessert werden. Der Einsatz führt zu einer besseren Koordination, Informationssicherheit, Effizienz und Transparenz. Durch die Möglichkeit der standortübergreifenden Bearbeitung via Web- oder Mobil- Client können Projekte ökonomisch mit minimalem Aufwand zu Ende gebracht werden.

Der Informationsfluss ist automatisch immer aktuell. Gut konzipierte Programme ermöglichen es dem Unternehmen und dem Mitarbeiter bei Projekten oder Mandanten jederzeit auf dem neuesten Stand zu sein. Mutationen werden automatisch allen Nutzern angezeigt und können sofort berücksichtigt werden. Das sofortige Bereitstellen neuester Änderungen stellt zudem sicher, dass alle Beteiligten gleichermaßen informiert sind.

Man könnte es gut mit einer Krankenakte vergleichen. Das Labor oder die Röntgenabteilung stellt sofort alle Ergebnisse ein, die der Arzt nur noch abrufen muss. Alle Untersuchungen und Medikationen sind aufgeführt und können jederzeit anhand laufender Untersuchungen angepasst werden. Und nicht zuletzt sind alle Daten jederzeit gespeichert und können zur nachträglichen Belegung für die Abrechnung oder weitere Behandlungen jederzeit verwendet werden.

Was ist der Nutzen?

Der Einsatz elektronischer Dossiers wirkt sich entlastend auf Raum-, Material- und Personalkosten aus. Dazu ist er in erster Linie auch ökologisch wertvoll. Mit kompetenten Ansprechpartnern können individuelle Konzepte erarbeitet und installiert werden. Zur Performance gehören auch die Softwarewartung und eine Überwachung von Spezialisten rund um die Uhr.

Zur Sicherheit der Unterlagen werden Verschlüsslungen verwendet. Alle Freigaben können entsprechend individueller Vorgaben definiert werden. Jeder Zugriff und jede Änderung wird zusätzlich separat protokolliert.

Durch die vielfältigen Möglichkeiten kann eine spezifische Mandantenverwaltung  angeboten werden, die rechtliche Sicherheit gewährt und die Verwaltung vereinfacht.