Zahlungserinnerung

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung ist die Aufforderung zur Bezahlung einer bereits in Rechnung gestellten, aber noch nicht bezahlten Leistung. Eine Zahlungserinnerung erfolgt in der Regel schriftlich und ist als Hinweis vom Gläubiger an den Schuldner zu Begleichung des noch offenen Betrages zu verstehen.

Eine Zahlungserinnerung ist keine Mahnung!

In einer Zahlungserinnerung wird in der Regel keine Fristsetzung niedergeschrieben, deshalb befindet sich der Gläubiger damit noch nicht in Verzug, somit sind diesem auch noch keine Verzugskosten in Rechnung zu stellen. Die Zahlungserinnerung wird meist als Vorstufe zur Mahnung verschickt, da die Firmen sich es mit Ihren Kunden auch nicht verscherzen möchten und somit, obwohl sie im Recht sind, durch eine Zahlungserinnerung den Schuldner freundlichst darauf hinweisen möchten, dass ihm vermutlich entgangen ist, die noch offene Rechnung zu begleichen.

Inhalt einer Zahlungserinnerung

Die Zahlungserinnerung umfasst den noch zu bezahlenden Betrag sowie die dafür erbrachte Leistung. Zudem werden die Adressdaten des Absenders, des Empfängers und die Rechnungsnummer angegeben. Das Versanddatum sollte in jedem Fall ebenfalls enthalten sein. Die Aufforderung den noch offenen Betrag zu begleichen ist auch ein inhaltlicher Bestandteil einer Zahlungserinnerung.

Muss eine Zahlungserinnerung schriftlich erfolgen?

Eine Zahlungserinnerung muss nicht zwingend auf dem Postweg erfolgen. Da diese keine rechtliche Verwertbarkeit hat, kann sie auch per Email verschickt werden. Eine mündliche Aufforderung ist ebenfalls möglich, es empfiehlt sich jedoch derartige Vorgänge stets schriftlich zu tätigen.

Ab wann kann man eine Zahlungserinnerung versenden?

Das hängt vom Zahlungsziel ab, welches auf Ihrer Rechnung angegeben ist. Ist auf der Rechnung kein Datum für das Zahlungsziel angegeben, ist diese sofort fällig. Bei sofort fälligen Rechnungen empfiehlt es sich 14 Tage ab Rechnungsdatum zu warten, bevor man eine Zahlungserinnerung verschickt.
In vielen Systemen kann die Zahlungserinnerung automatisch in den Prozess integriert werden, dann werden alle Aufträge, welche nicht innerhalb von zwei Wochen auf „bezahlt“ gestellt wurden, automatisch angemahnt. Dies erspart unter Umständen sehr viel Arbeit.

Im Online Handel wird das Meiste inzwischen per Vorkasse bezahlt, hier tritt das Problem der nicht bezahlten Rechnungen nicht auf, aber vor allem im Dienstleistungsgewerbe muss man den ein oder anderen Zahlungsausfall einkalkulieren. Der sicherste Weg ist demnach immer die Bezahlung per Vorkasse.