Im ersten Halbjahr 2024 erlebten Startups in Deutschland einen Gründungsboom. 15 Prozent mehr Unternehmen entstanden insbesondere im Softwarebereich im Vergleich zum zweiten Halbjahr 2023. Für Gründer ist dabei eine erfolgreiche Businessidee die Basis für den geschäftlichen Erfolg – zusammen mit einem Grundlagenwissen rund um die Finanzbuchhaltung.

Buchhaltungsgrundlagen: Ein Leitfaden für Gründer

Obwohl 2024 nach Rückgängen in den vorherigen Jahren wieder ein Ruck durch die Startup-Szene ging, bangt jedes zehnte Tech-Startup um seine Existenz. Schuld daran ist die schwächelnde Konjunktur im Land, doch auch Chaos oder gar Fehler in der Finanzbuchhaltung können Startups den geschäftlichen Erfolg verleiden. Wer ein Unternehmen gründet, sollte sich daher umfassend über die Grundlagen der Finanzbuchhaltung informieren:

Rechnung oder Abrechnung?

Rechnungen werden als Geldforderung für eine erbrachte Leistung erstellt. Sie gehen vom Leistungserbringer zum Leistungsempfänger. Andersherum verhält es sich bei einer Abrechnung. Diese wird an den Lieferanten gestellt und listet dessen erbrachte Leistungen auf. Beide Varianten sind rechtsbindend.

Achtung: Für welche Rechnungsart sich Startups auch entscheiden, sie müssen die Belegpflicht berücksichtigen. Zehn Jahre müssen alle Zahlungsbelege im Original aufbewahrt werden.

EÜR oder doppelte Buchführung?

Unternehmen, die weniger als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn im Jahr erwirtschaften, nutzen für die steuerliche Gewinnermittlung die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Das Wachstumschancengesetz hebt die Grenze auf 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn. Wer mehr erwirtschaftet, muss auf die doppelte Buchführung umsteigen.

Kassenbuchhaltung oder Periodenberechnung?

Die Kassenbuchhaltung funktioniert nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip und Umsätze werden erst erfasst, wenn sie tatsächlich getätigt wurden. Bei der Periodenberechnung gilt dagegen bereits ein bestätigter Auftrag als erzielter Umsatz.

Wie können Startups ihre Finanzen im Griff behalten?

Liquiditätsprobleme zählen zu den häufigsten Gründen, die insbesondere kleinen Unternehmen das Rückgrat brechen. Um Zahlungsschwierigkeiten vorzubeugen, eignet sich ein solides Cashflow-Management. Für Startups heißt das:

• sich einen transparenten Überblick über unternehmerische Ein- und Ausgaben zu verschaffen
• ein leicht bedienbares Tool für die Cashflow-Berechnung auszuwählen
• besonders den operativen Cashflow im Auge zu behalten

Der operative Cashflow bezieht sich auf die Geschäftstätigkeit und gibt darüber Auskunft, ob ein Unternehmen finanziell in der Lage ist, Investitionen zu tätigen oder Kredite abzubezahlen.

Wie finden Startups die richtige Buchhaltungssoftware?

Um ein Buchhaltungstool für die Cashflow-Berechnung sowie die gesamte Finanzbuchhaltung zu finden, achten Startups auf:

• ein praktisches und intuitives Interface
• die Eignung zur Rechnungserstellung, Mahnverwaltung, Bilanzierung und EÜR
• die Integrationen mit ELSTER und DATEV
• Vorlagen und Automatisierungsmöglichkeiten, die die Finanzbuchhaltung vereinfachen

Sinnvoll kann es sein, gängige Buchhaltungssoftware miteinander zu vergleichen, um ein passendes Programm auszuwählen. Lexoffice XL eignet sich für automatisierte Buchhaltungsabläufe. Es ist intuitiv bedienbar und lässt sich funktionell erweitern. Sevdesk punktet mit seinem Onboarding und dem leicht auswertbaren Dashboard. Neben der hohen Nutzerfreundlichkeit bietet das Programm zudem einen hohen Automatisierungsgrad.

Alternativ kommt WISO MeinBüro Rechnungen als Buchhaltungssoftware infrage. Durch die leichte Bedienbarkeit und das übersichtliche Dashboard ermöglicht das Tool einen schnellen Einstieg in die Finanzbuchhaltung. Die Belegverwaltung wird durch eine gute OCR-Erkennung in der App erleichtert.

Tipp für eine schlanke Buchhaltung

Um bei der Buchhaltung ein Zettelchaos zu vermeiden, ist der direkte Umstieg auf die E-Rechnung sinnvoll. Diese wird ab 2025 im B2B-Bereich verpflichtend und die digitalisierte Buchhaltung spart Zeit und Personalkapazitäten.

Steuern und Abgaben – Wie Startups teure Fehler vermeiden

Startups sind abhängig von ihrer Unternehmensform dazu verpflichtet, Einkommenssteuer sowie Umsatz-, Gewerbe-, Lohn- und Körperschaftssteuer zu zahlen. Diese Zahlungen können als Jahressteuer oder als Vorauszahlungen abgehen, die monatlich oder quartalsweise getätigt werden. Wichtig ist, die Abgabefristen einzuhalten: Die Jahressteuererklärung ist bis zum 31. Juli abzugeben. Die Frist verlängert sich, wenn Unternehmen mit einem Steuerberater zusammenarbeiten.

Bei den Vorauszahlungen gelten jährlich folgende Termine:

• Einkommenssteuervorauszahlungen müssen im März, im Juni, im September und im Dezember jeweils bis zum 10. des Monats eingeplant werden.
• Die Umsatzsteuervoranmeldung muss im Januar, April, Juli und Oktober jeweils bis zum 10. des Monats eingereicht werden. Ausgenommen von der Umsatzsteuerpflicht sind Kleinunternehmer.
• Die Gewerbesteuervoranmeldung tätigen Startups im Februar, Mai, August und November bis jeweils zum 15. des Monats.
• Körperschaftssteuervorauszahlungen sind im März, Juni, September und Dezember jeweils bis zum 10. des Monats zu erledigen.

Um keinen der Termine zu versäumen, kann es für Startups sinnvoll sein, dem Finanzamt eine Lastschriftermächtigung zu erteilen.

Tipp für die Steueroptimierung: Werbungskosten und Betriebsausgaben von der Steuer absetzen, denn viele Buchhaltungsprogramme können die Ausgaben, sofern sie eingetragen wurden, automatisch in der Steuererklärung geltend machen.